ЧАСТЬ 3 Праактярование пользовательского интедф йса

нестандартных отчетов пользователям приходится прибегать к номо-щи специальных программных средств. Но хотя данный подход более прост и удобен для пользователя, он подходит не для всех систем. Например, пользователям может понадобиться создавать новые отчеты, добавляя дополнительные критерии фильтров к стандартным отчетам, имеющимся в системе. Эти критерии можно добавить в систему, просто задав дополнительные элементы управления в диалоговом окне параметров печати нестандартного отчета, вместо того чтобы разрабатывать специальные утилиты для создания настраиваемых пользовательских отчетов.

Стандартные письма

Стандартные письма - это особый вид пользовательских отчетов. При их рассылке изменяются только фамилия и имя адресата, но не текст. Пользователь должен составить текст письма, используя готовые шаблоны, уже хранящиеся в и выбрать из списка адресов те, по которым должны рассылаться письма.

Я не считаю пользовательские отчеты СУБД лучшим средством для составления писем: и тех, которые содержат один и тот же текст, и тех, содержимое которых меняется в зависимости от ситуации. Хотя возможности тронания отчетов в СУБД весьма широки и их список продолжает пополняться, все же они не сравнимы с возможностями, предоставляемыми текстовыми процессорами. Кроме того,

большинству пользователей необходимо редактировать текст письма,

однако предоставить им возможность изменять текст, хранимый в базе данных, нецелесообразно, поскольку все изменения, внесенные в стандартный текст, невозможно отменить впоследствии. Вот почему в большинстве случаев нерационально использовать отчеты для составления стандартных писем.

И все же это совсем не означает, что базы данных совсем бесно-лезны в данном случае. Как раз в них весьма удобно хра-

нить адреса и фамилии, а также стандартные фрагменты текста. Но при составлении письма лучше пользоваться не формой отчета, а выгружать всю необходимую информацию в текстовый процессор, например в Microsoft Word, позволяющий легко форматировать и редактировать текст письма перед печатью и отправкой.

Организовать обмен данными между текстовым процессором и базой данных очень легко. Вы можете использовать возможность ния данных из различных документов Microsoft Office или команду MailMerge, указав таблицу или запрос Access в качестве источника данных. Затем при помощи Visual Basic for Applications (VBA) вставьте в документ данные из базы и выведите готовый документ на экран

пользовательского компьютера для дальнейшего редактирования или отправьте его на печать.

В некоторых случаях понадобится возможность регистрации и учета всех стандартных писем, имеющихся в системе. Если пользователи не имеют права вносить исправления в стандартные перед

отправкой на печать или рассылкой, то незачем хранить сами эти письма в базе данных. В этом случае в базе данных должен быть зарегистрирован только факт отправки письма, а также дата отправки и фамилия отправителя. Но если пользователи составляют текст писем из набора стандартных вы можете смоделировать этот

процесс при помощи сложной сущности (рис. 17-7).

Letter

LetterlD

DateSent SentBy

LetterParagraphs

LetterlD ParagraphID

Paragraph

ParagraphID

PaiagraphText

Puc. 17-7. Структура, позволяющая хранить абзацы стандартного текста, которые дствии могут быт шчены в письма

Если же нужна возможность редактировать письма перед отправкой их на печать, то хранить текст писем в базе данных нецелесообразно, поскольку ни Access, ни Microsoft SQL Server не предоставляют удобных и быстрых средств работы с большими фрагментами текста. В этом случае в базе данных следует хранить только имена физических файлов писем и путь к этим файлам. Разумеется, в системе должны быть предусмотрены механизмы отслеживания и обработки

ситуаций, когда зарегистрированный файл был перемешен, переименован или удален. Как правило, в этом случае от пользователя требуется выполнить какие-либо дополнительные действия или ответить на вопросы системы.

Итоги

Мы рассмотрели различные аспекты предоставления пользователю информац!Г(г на основе данных, хранимых в системе. Как правило, под этим подразумевается создание отчетов, которые впоследствии могут быть распечатаны. Другие виды предоставления информации пользователю - в виде формы или набора данных, помещенных в таблицу.

В первой части главы обсуждались различные возможности сортировки и фильтрации данных, предоставляемые Microsoft Access.

Даже если вы не используете Access в качестве инструмента разработки, приведенные примеры окажутся весьма полезны - ведь подоб-

ЧАСТЬ 3 ГТроектнровйкне тяшзтшльстт интерфейса

ные возможности очень часто необходимы пользователям, и их реализуют во многих компьютерных системах.

Мы рассмотрели также различные виды стандартных отчетов, в том числе отчеты в виде списков и подробные отчеты, а также отчеты, использующие агрегированные данные, и отчеты на основе форм пользовательского интерфейса. Я рассказала о различных способах интеграции средств создания отчетов в интерфейс пользователя, а также об устранение бок. возникших при создании отчетов. Мы подробно остановились на некоторых аспектах создания пользовательских отчетов, и обсудили конкретные способы реализации этих отчетов. И в заключение, были рассмотрены широкие возможности поиска и обработки данных, предоставляемые СУБД, для создания стандартных писем, Как вы могли убедиться, возможности современных компьютерных систем позволяют сочетать мощные средства работы с с возможностями текстовых процессоров.

В следующей главе будут обсуждаться вопросы, связанные с поддержкой Особое внимание мы уделим средствам поддержки пользователей, реализуемым в пользовательском интерфейсе клиентской части приложений.