Клавиагтура Вид

Режим таблицы Конструктор таблиц

Модуль Общие Таблицы/запросы

Другие Правка/поиск Формы/отчеты

Размеры полей по умолчанию Текстовое:

Числовое:

линное целое

Тип поля по умолчанию: I Текстовый

Автоиидекс при импорте/создании: шиФр;ключ;код;номер

Конструктор запросов

\ Вывод имен таблиц

П Вывод всех полей

7 Автомагическое объединение

- При запуске предоставляются права- Владельца (* Пользователя

□ К

Отмена

I IriiHivieh! II Ь

Рис. 6.12. Установка размеров поля в Access по умолчанию

Следующее свойство поля - Формат - служит для вывода значений поля в более удобном виде. Например, вам хочется выводить телефонные номера в общепринятом виде, то есть вот так: (812)259-4277, а хранить в таблице в виде того же набора цифр, но без скобок и дефисов. Тогда наберите в строке Формат следующее выражение:

(000)00-00000

Теперь данные будут выводится так, как мы привыкли видеть телефонные номера, хотя храниться будут совсем по-другому. Для данного поля лучше использовать текстовый тип данных. Поэкспериментируйте - поймете почему.

Когда мы начнем вводить данные или редактировать их, то снова увидим строку типа 8125250495. Эту проблему можно решить с помощью свойства Маска ввода. Наберите то же самое, что и для свойства Формат. Access сам отредактирует введенное вами значение, оно будет выглядеть так:

\(0\-000\)000\-00\-00

Если вы хотите подробнее ознакомиться с символами, которые используются при создании значений свойств Формат и Маска ввода, то приготовьтесь потратить время - их достаточно много. На первых порах советуем вам распечатать темы файла контекстной справки по этим свойствам.

Для некоторых типов полей вы можете воспользоваться встроенными значениями форматов. Особенно много их у поля типа дата и время .

Следующее свойство - это Подпись поля, в английской версии Caption, то есть то, что мы привыкли называть заголовком. Подпись - это альтернатива названия поля. При этом

сможет сделать базу данных более компактной. Эту операцию надо проводить периодически, так как, даже если вы удалите таблицу размером в пять мегабайт, ваша база данных автоматически не уменьшится, пока вы не выполните сжатие. Меню Сервис динамически меняет свое содержимое и для того, чтобы увидеть в нем команду Служебные программы, необходимо закрыть базу данных.

fompl

Индекс

Имя поля

Порядок сортирован

First

Second

Third

Flo Еозрастанню Flo Еозрастанню Flo Еозрастанню

Свойства индекса

Ключевое поле Уникальный индекс Пропуск пустых полей

Да Да Нет

Имя данного индекса Каждый индекс может

Рис. 6.13. Создание сложного индекса в Access

Можно сделать поле первичным ключом, а затем использовать его для связи таблицы с другими таблицами. Причем это будет связь, которая позволяет использовать контроль целостности данных.

Когда вы будете создавать базу данных, вам придется очень много общаться с заказчиком постановщиком задачи и чертить различные схемы, обсуждать, где какие данные будут

ограничение на количество символов значительно превосходит аналогичное для название поля -здесь можно написать целое произведение, так как вы можете использовать 2048 символов (к примеру, бесплатное объявление в Санкт-Петербургской газете Реклама-Шанс не должно превышать 80 символов). Если вы введете значение для этого свойства, то при просмотре таблицы оно будет выводиться вместо заголовка поля, в противном случае, как вы уже поняли, будет выводиться название поля.

Свойство Значение по умолчанию удобно использовать в различных случаях. Допустим, вы хотите знать дату и время появления новой записи в вашей таблице. В таком случае сделайте значение поля по умолчанию равным функции Now(). Теперь вы четко можете отследить, в какой момент была добавлена новая запись.

В сочетании со свойством Условие на значение, свойство Значение по умолчанию становится еще более сильным ограничителем для желающих вводить фальсифицированные данные. Установите свойство Условие на значение равным следующему выражению:

<< = Now() And >>Now()-1

Теперь никто не сможет отредактировать данные в этом поле и, к примеру, провести какую-нибудь операцию задним числом.

Все это, конечно, не совсем так просто. Но тем не менее вам удастся навести порядок в обработке ваших данных, а в сочетании со средствами защиты вы сможете предохранить свои данные от любых дальнейших изменений, не каждый любитель так называемого взлома сможет добраться до них.

После того как пользователь попытается нарушить Условие на значение, выведется стандартное сообщение Microsoft Access. Это можно легко преодолеть, установив значение свойства Сообщение об ошибке. Учтите, что свойство имеет строчный тип данных, поэтому данное значение вводите в кавычках. Можете сделать его равным значению, возвращаемому какой-либо функцией, естественно, оно тоже должно быть строчным.

Свойство Обязательное поле требует, чтобы в поле было введено какое-нибудь значение.

Свойство Пустые строки не противоречит свойству Обязательное поле. Если вы установите значение этого свойство равным Да , то сможете вводить значения типа NULL, то есть отсутствие какого-либо значения.

Каждое поле, кроме полей примечаний и объектов OLE, может быть индексировано, что значительно ускоряет поиск, но замедляет ввод и обновление данных. Для того чтобы создать индекс, используйте свойство Индексированное поле, при этом вы можете создать индекс, который не может иметь дублирующих друг друга значений в разных записях или, напротив, допустить повторение значений в индексированном поле. Но таким образом вы можете создать только простые индексы, которые состоят из значений одного поля. Для того чтобы создать сложные индексы, используйте команду Индексы из меню Вид. Здесь вы можете в левой колонке ввести название индекса, а во второй колонке последовательно указать поля, которые добавляете в индекс (рис. 6.13).

Ki;->jiii

(IlV.

-л11 с1л1от №:Ь -

l.tv lir. Г.Я - If-:

Ь.L.Гll

Рис. 6.14. Графическая схема созданной базы данных в Access

Все вышеизложенное можно проделать с помощью объектов доступа к данным, то есть создать таблицы и установить их свойства с помощью кода. Для того чтобы узнать об этом, обратитесь к следующему параграфу данной главы, в котором описывается построение БД в Microsoft Visual Basic.

Создав, подключив или импортировав таблицы, установив правила для полей, построив индексы и ключи и на их основе постоянно хранимые связи, кое-где, к тому же, с контролем целостности данных, вы решили львиную долю задачи. Правда, приходится отметить, что пожелания пользователя могут меняться до самого последнего момента разработки, так что к этому тоже надо быть готовым.

Создав таблицы, вы можете воспользоваться средством Анализ таблиц, который позволяет разбить данные из одной таблицы на несколько, если это необходимо. При этом Access руководствуется принципом избыточности данных, то есть если он заметит, что какие-то значения часто повторяются, то предложит вынести их в отдельную таблицу. Соответственно, для того чтобы таблицы могли разделяться, они должны содержать данные. Этот способ рекомендуется использовать при импорте данных из других приложений и переносе таблиц Excel в базу данных Access.

6.3. Visual Basic

Visual Basic, являясь универсальным средством разработки пользовательских программ, предоставляет весьма скудные средства для визуальной работы с БД. Это не покажется вам неестественным, если вы помните, что он использует общий с Access процессор БД и, следовательно, не имеет значения, создана БД в Access или Visual Basic. Для работы с другими форматами данных можно использовать ODBC.

В этом параграфе мы рассмотрим программные методы создания БД в Visual Basic, обращая особое внимание на такой важный компонент, как объекты для доступа к данным - DAO.

Visual Basic позволяет использовать два метода для работы с данными:

храниться, как таблицы будут связываться. Если у вас еще не выработался универсальный способ общения с пользователем и воплощения выработанных идей, используйте Схему данных. Для того чтобы вывести ее на экран выберите команду Схема данных в меню Сервис или значок с изображением связанных таблиц в Стандартной панели инструментов.

Из схемы данных, которая приведена на рис. 6.14, вы легко можете попасть в Конструктор таблиц. Для этого выделите таблицу и нажмите правую клавишу. В появившемся всплывающем меню выберите нужную команду. Для того чтобы связать две таблицы, выберите поле в графическом изображении таблицы и с помощью мыши перетащите на соответствующее поле в таблице, с которой вы связываетесь. Обычно для связи используют ключевые поля, так как в этом случае становятся доступными средства контроля целостности данных, например каскадное обновление и каскадное удаление связанных записей.