Параметры

Клавиагтура Вид

Режим таблицы

Модуль Общие Таблнцы/запросы

Другие Правка/поиск Формы/отчеты

Выделение объектов-(* Переоечени С Охват

Шаблон формы: [обычный Шаблон отчета: [Обычный

Отмена

Применить

Рис. 11.17.

Если вам необходимо несколько элементов, у которых много одинаковых свойств, создайте элемент, обладающий всеми общими для группы объектов свойствами, а затем дублируйте их с помощью команды Дублировать меню Правка.

В тех случаях, когда вам необходимо особо точно выстраивать элементы в отчете, используйте линейку, которая займет место вдоль верхней и левой границ окна Конструктора отчета. Для вывода Линейки используется команда с одноименным названием в меню Вид. При этом шкала измерений зависит от установок Windows. Поэтому, если вдруг шкала линейки окажется в дюймах, а не в сантиметрах, обратитесь к Панели Управления Windows и выберите установку Язык и Стандарты. В ней вы найдете вкладку, в которой можете установить метрическую систему исчисления. После этого, что очень приятно, не потребуется перезагрузка Access - установки будут приняты немедленно. Вместе с линейкой можно вывести сетку, воспользовавшись командой с одноименным названием из меню Вид.

В любой момент создания отчета вы можете перейти в режим предварительного просмотра и обратно, то есть для того, чтобы получить представление о внешнем виде отчета, вам необязательно его печатать. Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет в том виде, в котором он будет выглядеть при печати.

При работе с отчетом и его элементами часто возникает необходимость в различных операциях форматирования. Например, выравнивание группы элементов по верхнему краю, приведение их размеров к одному значению, установка одинакового расстояния между элементами в группе. Для этого используется меню Формат, команды Выровнять, Размер, Интервал по горизонтали и Интервал по вертикали. Если вам не нравится шрифт текстового поля и его размер, принятые по умолчанию для каждого нового объекта, вы можете создать объект с требуемыми свойствами и запомнить его в качестве стандартного. Для этого выделите созданный вами будущий стандартный объект и выберите команду Задать стандартные свойства в меню Формат.

В меню Формат имеется команда Автоформат, которая служит для быстрого выбора формата отчета из заранее предопределенных, в которых задаются шрифт, цвет и границы. При этом вы можете с помощью кнопки Настройка переопределить любой встроенный формат или создать новый. Любой созданный отчет вы можете указать в качестве шаблона. Для этого используется вкладка Формы/Отчеты окна Настройки параметров.

Отчет в Access, так же как в Visual FoxPro, состоит из пяти частей: заголовок отчета, примечание отчета (итоги), верхний колонтитул, нижний колонтитул (или, другими словами, заголовок страницы и примечание страницы) и область данных. Все области, кроме области

Qpwt im, Шич/тл Тчн(т &Ч Л*1ч 2

iiggrfaiwi

Рис. 11.18.

Окьо свойства СПМС01Г полей

После того как вы разместили все окна и панели инструментов, определите, какие из частей отчета вы собираетесь использовать. Если вам не нужен заголовок отчета, то отключите его вывод.

С помощью линеек, отделяющих одну часть отчета от другой, можно изменить размер каждой из областей. Для этого необходимо установить курсор мыши на линейку и, когда он примет форму перекрестия, нажать кнопку мыши и изменить размер перетаскиванием. Для размещения

данных, вы можете выводить или не выводить в окне Конструктора отчетов. Каждая область имеет свой набор свойств и событий.

Рассмотрим пример создания отчета, который будет выводить сведения о наличие автомобилей на складе, группируя их по странам нахождения штаб-квартир и выводя сумму товара по каждой группе. При этом каждая отдельная группа должна выводиться своим цветом шрифта и иметь изображение национального флага рядом с названием страны. Для этого нам надо создать запрос, который мы назовем Данные для отчета и в который отберем четыре поля из трех таблиц.

Запрос будет выглядеть следующим образом, если его открыть в режиме SQL:

SELECT DISTINCTROW country.country name, model.name model, [automobile passenger car].date issue, [automobile passenger car].cost

FROM country INNER JOIN (firm INNER JOIN (model INNER JOIN

[automobile passenger car] ON model.key model = [automobile passenger car].key model) ON firm.key firm = model.key firm) ON country.key country = firm.key country;

Начав создание отчета, выберите в качестве источника данных запрос Данные для отчета . Попав в режим Конструктора отчета, создайте себе комфортное окружение, разместив панели инструментов так, чтобы они всегда находились в одном месте и предоставляли быстрый доступ к нужным вам кнопкам. Оставьте в панели инструментов только те элементы, которые вы собираетесь часто использовать. Поработав с Конструктором отчета буквально одну-две недели, вы поймете, что держать кнопки для вывода-удаления Линейки и Сетки в панели инструментов Конструктора отчета смысла нет, так как это довольно редкая операция, к тому же ее можно выполнить из меню. А вот кнопка Копировать формат понадобится довольно часто.

Пример размещения инструментов и окон при работе с Конструктором приведен рис. 11.18.

гчия Qsmn) Влцрч *ив т Cnw i n 2

a - 1 I] 1 1 . с - 1 . s t и 1

higMirnMS......

1 бшНЧНОЧ !......

Cinne . ... OiJiHtrouvi

Hr Hr

Оби-.

I fiiJJJT

Рис. 11.19.

Необходимо сгруппировать данные по полю country name, так как в нашей задаче преследуется цель получить сводные данные по каждой автомобильной державе, автомобили которой мы продаем. Используем для этого команду Сортировка и Группировка. После ее выбора перед вами предстанет окно Сортировка и Группировка. Здесь в колонке Поле/Выражение мы выбираем необходимое нам поле, в нашем случае это country name, во второй колонке указываем тип сортировки по этому полю - либо по возрастанию, либо по убыванию.

Для каждой записи в верхней части окна, в нижней части становятся доступными свойства группы. Это Заголовок и Примечание группы. Установив эти свойства в Да, вы получаете еще несколько областей в вашем отчете вместе с их свойствами и событиями.

Следующее свойство - группировка - может принимать различные значения в зависимости от типа поля, по которому проводится группировка. Для текстового поля таких значений может быть только два - По полному значению или По первым символам. Например, если вы хотите, чтобы в одну группу попали страны, названия которых начинаются на одну букву, то выберите группировку По первым символам, а следующее свойство Интервал оставьте равным 1.

Теперь Италия, Испания и Индия попадут в одну группу, если, конечно, фирма продает производимые в них автомобили. Для создаваемого отчета выбираем значение По полному значению, так как нам нужна группа с конкретной страной.

Последнее свойство - Не разрывать используется тогда, когда вы хотите, чтобы сведения о группе не разрывались, а размещались на одной странице. Бесспорно это очень удобно, но не экономно, так как даже если всего одно значение из группы не уместится на странице, вся группа целиком будет отпечатана на новой. Поэтому мы оставляем это свойство равным Нет.

Окно Конструктора отчета изменилось, его новый вид представлен на рис. 11.20, и, надеемся, то же самое вы наблюдаете на экранах своих компьютеров.

полей можно воспользоваться двумя способами. Первый - вывести список полей с помощью команды Список полей меню Вид и обычным перетаскиванием графического образа поля в окно Конструктора отчета получить связанное текстовое поле. Второй - выбрать значок Поле в панели элементов и поместить элемент в окне Конструктора. При этом курсор примет вид, указывающий, какой элемент вы собираетесь разместить. Таким образом вы получите несвязанное поле. После этого необходимо указать поле в источнике, с которым вы хотите связать полученный элемент управления. Для этого измените свойство Источник данных (ControlSource). На этом этапе вы получите размещение полей и надписей, которое представлено на рис. 11.19.